Mayo es un mes crítico para las empresas mexicanas. No solo marca la mitad del segundo trimestre, también representa un momento clave para cumplir con obligaciones laborales, fiscales y administrativas ante autoridades como el SAT, IMSS y STPS. Un descuido puede traducirse en sanciones, recargos, o problemas con colaboradores. Por eso, es fundamental que los responsables de Recursos Humanos, nómina y dirección general tengan claro lo que deben revisar y entregar durante este periodo.
1. Reparto de utilidades (PTU)
- Verifica si tu empresa está obligada a repartir utilidades (utilidad fiscal mayor a $300,000 MXN y al menos un trabajador en nómina).
- Asegúrate de haber calculado correctamente el PTU con base en días trabajados y salario devengado.
- Emite comprobantes de pago timbrados y entregados a los colaboradores.
- Fecha límite para personas morales: 30 de mayo de 2025.
2. Declaración informativa ante el IMSS (SIPARE y SUA)
- Confirma que se han pagado correctamente las cuotas obrero-patronales de abril.
- Verifica movimientos afiliatorios (altas, bajas y modificaciones salariales).
- Mantén actualizada la información en el portal del IMSS y conserva los acuses.
3. CFDI de nómina timbrado y validado
- Revisa que todos los recibos de nómina estén timbrados y en conformidad con el CFDI 4.0.
- Asegúrate de que los datos coincidan con lo declarado ante el SAT.
- Corrige errores en caso de haber emitido CFDIs duplicados o con datos inconsistentes.
4. Reportes de cumplimiento ante la STPS
- Asegúrate de conservar evidencia del cumplimiento de la NOM-035 si aplica a tu empresa.
- Mantén actualizado el expediente laboral de cada trabajador.
- Verifica que los contratos y convenios estén firmados y archivados.
5. Revisión de vacaciones y permisos
- Revisa que se hayan registrado correctamente las solicitudes de vacaciones e incapacidades.
- Asegúrate de que los saldos acumulados estén reflejados en la nómina.
- Revisa que las ausencias estén justificadas y respaldadas documentalmente.
6. Evaluaciones de desempeño
- Si tu empresa realiza evaluaciones semestrales, mayo es un excelente mes para aplicarlas.
- Alinea los resultados con metas organizacionales y define planes de desarrollo.
- Usa herramientas digitales para facilitar el registro y análisis.
7. Actualización de datos fiscales y bancarios
- Verifica que los datos fiscales y bancarios de los colaboradores estén actualizados.
- Asegúrate de tener RFCs válidos y CURPs correctas para evitar rechazos de CFDI.
- Solicita constancias si es necesario para prevenir errores en la nómina.
¿Por qué digitalizar este checklist?
Llevar un control manual de cada uno de estos puntos puede ser complejo y propenso a errores. Con un software de Recursos Humanos, las empresas pueden:
- Automatizar recordatorios y alertas de vencimientos.
- Integrar nómina, IMSS, SAT y expediente digital en un solo sistema.
- Generar reportes automáticos listos para auditorías.
Digitalizar los procesos de Recursos Humanos permite aumentar la eficiencia operativa y reducir errores humanos, especialmente en la gestión de nómina y cumplimiento normativo, como lo ha demostrado la experiencia de múltiples empresas que han migrado a plataformas automatizadas.
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